Prelucrarea datelor cu caracter personal (GDPR)

              INTRODUCERE

      Asociatia Sindrom Down Bacău(ASDBC) este o  organizație nongvernamentală, nonprofit, română, cu sediul în Bacău str.Lunca Bistritei, nr 26 A, punct de lucru Centrul Educational pentru persoane cu dizabilitate Inclusive Hub , înregistrată în Registrul Asociațiilor și Fundațiilor sub nr. 11912/180/2007, CIF 22810709  își ia angajamentul de a lua toate măsurile necesare pentru protejarea datelor cu carcater personal ale beneficiarilor, voluntarilor și salariaților săi, cu respectarea tuturor reglementărilor în vigoare la nivel național și european. Prezentul document descrie cum vor fi implementate aceste măsuri. 

     Art. 1  SCOP, APLICABILITATE ȘI IMPLEMENTARE

 1.1.  Prezenta politică stabilește măsuri tehnice și organizatorice pentru îndeplinirea obligațiilor referitoare la securitatea și controlul sistemelor informatice, în vederea asigurării confidențialității datelor și informațiilor precum și pentru păstrarea în siguranță a acestora, în cadrul activității curente executate de angajații asociației. Prin cerințe minime de securitate este avut în vedere un complex de măsuri tehnice, informatice, organizatorice, logistice, proceduri și politici de securitate prin care să se asigure nivelul minim de securitate prevăzut în legislația națională și europeană.

1.2.  Aceste reguli se aplică prelucrării datelor cu caracter personal prin sisteme electronice și prin mijloace de colectare pe suport fizic.

1.3.  Asociația poate aduce adăugiri regulilor stipulate în prezenta politică prin proceduri și notificări care vor fi în concordanță cu prevederile de față și legislația aplicabilă, dacă este cazul.

1.4.  Prezenta politică  a intrat în vigoare începând cu data de 21 Martie 2019 și regulile prevăzute în cadrul său sunt obligatorii pentru asociație, precum și pentru orice salariat, voluntar sau prepus al acesteia. Prezenta politică este publicată pe site-ul web al asociației.

1.5.  Prezenta politică abrogă și înlocuiește orice alte reguli, proceduri sau uzanțe anterioare, precum și orice documente folosite în scopul prelucrării datelor cu caracter personal, în măsura în care acestea din urmă prevăd drepturi limitate față de cele din prezenta politică.

1.6.  În cazul în care există întrebări sau nelămuriri în ceea ce privește aplicabilitatea prezentei politici sau a oricărei părți din aceasta, precum și în cazul în care situații ivite în practică nu sunt suficient acoperite de regulile prevăzute în prezenta, oricare salariat sau prepus al asociației va solicita punctul de vedere al Responsabilului cu protecția datelor înainte de a proceda la prelucrarea datelor personale.

   Art. 2  TEMEI PENTRU PRELUCRAREA DATELOR PERSONALE. TERMENE ȘI CONDIȚII DE PĂSTRARE ALE DATELOR

 2.1. Datele cu caracter personal vor fi colectate, folosite, transferate și procesate pentru unul dintre următoarele motive, diferențiate în funcție de natura datelor personale prelucrate, respectiv de natura relației persoanei fizice ale cărei date sunt prelucrate cu asociația: o obligație legală ce incumbă asociației și/sau persoanei fizice ale cărei date personale sunt prelucrate; un interes legitim al asociației; executarea unui contract sau pregătirea executării unui contract în care persoana ale cărei date sunt prelucrate este, fie parte, fie beneficiar; consimțământul informat al persoanei vizate, exprimat în scris, anterior prelucrării.

 2.2. Categoriile de date cu caracter personal ce vor fi prelucrate de asociație sunt, în funcție de natura relației persoanelor vizate:

1. date personale ale voluntarilor: date de identificare precum nume, adresă, cod numeric personal și date de contact; date legate de starea de sănătate; date biometrice, precum imagini foto/video.
2. date personale ale beneficiarilor și ale reprezentanților legali ai beneficiarilor (dacă este cazul): date de identificare precum nume, adresă, cod numeric personal; date legate de starea de sănătate; date biometrice, precum imagini foto/video; date de contact, precum număr de telefon, adresă de email.

 2.3. Datele cu caracter personal vor fi colectate având următoarele temeiuri juridice, în funcție de natura relației cu asociația a persoanei vizate și în funcție de tipul de date colectate: I. Beneficiari ai asociației:

 I.1. Datele personale ale beneficiarilor care participă la programele și acțiunile organizate gratuit de asociație, cum ar fi numele, adresa, seria și numărul cărții de identitate, codul numeric personal vor fi prelucrate în vederea participării acestora la programele și acțiunile în care sunt implicați beneficiarii.

 I.2 Datele speciale, precum cele privitoare la starea de sănătate, precum adeverințe și certificate care atestă starea de sănătate a beneficiarilor vor fi prelucrate în vederea asigurării că participarea la activități nu va influența negativ integritatea fizică și psihică a beneficiarilor în timpul desfășurării activităților, precum și pentru a demonstra eligibilitatea pentru activitățile derulate de Asociatia Sindrom Down Bacau.

• Datele de contact ale beneficiarilor, cum ar fi, număr de telefon, adresă de corespondență, adresă de email, vor fi prelucrate în vederea transmiterii informațiilor relevante asupra defășurării serviciilor sociale sau a altor activități organizate de asociație.
• Datele biometrice ale beneficiarilor, precum imaginile foto/video, ale beneficiarilor, vor putea fi folosite de asociație pentru a fi postate în social media sau pe propria pagină web pentru a promova activitățile desfășurate de aceasta, cauzele susținute, precum și pentru a atrage atenția asupra problematicii dizabilității și a integrării sociale a persoanelor cu dizabilități.

Toate aceste date vor fi prelucrate în baza consimțământului informat, acordat pentru fiecare tip de date în parte, exprimat anterior prelucrării.

În cazul în care consimțământul nu se acordă pentru datele prevăzute la punctele I.1,

 I.2 și I.3, respectivele persoane vizate nu pot participa la programele și activitățile organizate de Asociatia Sindrom Down Bacău.

1. Voluntari ai asociației:
   • Datele personale ale voluntarilor care participă la programele și acțiunile organizate de asociație, cum ar fi numele, adresa, seria și numărul cărții de identitate, codul numeric personal, precum și datele speciale privitoare la starea de sănătate (adeverințe și certificate care atestă starea de sănătate) vor fi prelucrate în baza Legii nr. 78/2014, precum și pentru verificarea stării de sănătate corespunzătoare pentru desfășurarea anumitor activități, unde este cazul.
   • Datele de contact ale voluntarilor, cum ar fi, număr de telefon, adresă de corespondență, adresă de email, vor fi prelucrate în vederea transmiterii informațiilor relevante asupra defășurării activităților pentru care s-au înscris sau a altor programe organizate de asociație.

 I.4. Datele biometrice ale voluntarilor, precum imaginile foto/video, vor putea fi folosite de asociație pentru a fi postate în social media sau pe propria pagină web pentru a promova activitățile desfășurate de aceasta și pentru a promova cauzele susținute, inclusiv voluntariatul. Aceste date vor fi colectate și prelucrate în baza consimțământului informat, exprimat anterior prelucrării.

• Datele cu caracter personal prelucrate în conformitate cu articolele de mai sus vor fi păstrate atât timp cât este necesar pentru a îndeplini scopul în care au fost prelucrate, cu excepția situațiilor în care asociația este obligată printr-un act normativ să păstreze aceste date o perioadă mai lungă de timp.
• În vederea îndeplinirii prevederilor art. 5, lit. e) din Regulamentul nr. 679/2016 al

Parlamentului European și al Consiliului Uniunii Europene (denumit în continuare Regulamentul GDPR), datele cu caracter personal vor fi păstrate pentru următoarele durate de timp, în funcție de categoria persoanelor vizate:

1. Datele cu caracter personal ale voluntarilor, datele personale ale beneficiarilor și ale reprezentaților acestora (nume, adresă, CNP, date cuprinse în cartea de identitate/pașaport, precum și datele privitoare la starea de sănătate, după caz), cuprinse în documente justificative (în înțelesul art. 25 din Legea contabilității nr. 82/1991), se vor păstra timp de 10 ani, începând cu data încheierii exercițiului financiar în care au fost colectate (în cazul în care voluntarilor sau beneficiarilor li se colectează date în vederea decontării unor cheltuieli de transport și/sau cazare și/sau masă).
2. Datele cu caracter personal care nu sunt cuprinse în documente justificative conform articolului anterior, inclusiv datele speciale de sănătate, vor fi păstrate pentru o perioadă de 5 ani.
3. Datele biometrice (imagini foto/video) ale voluntarilor, ale beneficiarilor și ale reprezentanților acestora vor fi șterse din evidențele asociației și din postările acesteia în social media în termen de cel mult 30 de zile de la data solicitării persoanelor vizate sau de la data retragerii consimțământului.

• Datele de contact ale beneficiarilor (adresă de email, adresă, număr de telefon) vor fi șterse în termen de maximum 30 de zile de la data solicitării persoanelor vizate.

• Datele personale vor fi păstrate în format electronic, iar în subsidiar în format hârtie. Asociația va depune toate eforturile pentru a limita cantitatea de date pe suport hârtie și transformarea acestora în date în format electronic.
• Asociația va limita prelucrarea datelor cu caracter personal doar la acele date care sunt în mod rezonabil necesare pentru îndeplinirea scopului pentru care se face prelucrarea sau pentru îndeplinirea oricăror obligații legale ale asociației sau ale persoanei vizate.
• Toți salariații asociației se vor angaja, prin acorduri de confidențialitate să păstreze secretul datelor cu caracter personal pe care le prelucrează, pentru îndeplinirea atribuțiilor de serviciu. Este strict interzisă transmiterea oricăror date cu caracter personal către părți terțe, cu excepția acelor situații care apar ca urmare a unor dispoziții legale imperative. În acest sens, este strict interzis personalului asociației, ca, în cazul în care relațiile de muncă încetează, să folosească, să copieze sau să distribuie către terțe părți baze de date sau documente conținând date cu caracter personal ale beneficiarilor sau salariaților asociației. Încălcarea acestei prevederi poate atrage răspunderea administrativă, civilă sau penală, după caz.

    Art. 3  DECIZII AUTOMATE ȘI CREAREA DE PROFILURI

 3.1. Asociația nu va solicita date personale prin intermediul site-ului web propriu și nu va distribui unități de informație de tipul cookies, clear GIFs, fișiere log sau alte asemenea.

3.2. Asociația nu va folosi niciun fel de program, cod sau algoritm care să producă decizii automate referitoare la persoanele vizate sau la vizitatorii propriului site web, sau să creeze profiluri.

   Art. 4  TRANSFERUL DATELOR CU CARACTER PERSONAL CĂTRE TERȚE PĂRȚI

 4.1. Datele personale ale beneficiarilor, pot fi transmise de asociație către finanțatorii proiectelor sau activităților organizate de aceasta. Datele astfel transmise nu vor putea fi folosite sub nici o formă în scopuri comerciale sau de marketing.

4.2. Datele cu caracter personal ale voluntarilor și beneficiarilor, colectate și prelucrate de asociație pot fi transmise către terțe părți dacă această obligație incumbă asociației printr-un act normativ, ca urmare a solicitării persoanei vizate sau la solicitarea unui entități publice, în vederea îndeplinirii atribuțiilor specifice care îi revin prin lege.

4.4. De asemenea, în vederea desfășurării în bune condiții a activităților organizate de asociație, aceasta poate transmite datele de contact ale voluntarilor și/sau beneficiarilor către unități hoteliere sau agenții de turism sau de operatori de transport naționali/internaționali, pentru a rezerva locuri de cazare sau bilete de transport ale căror costuri vor fi suportate de asociație în numele beneficiarilor sau voluntarilor respectivi.

4.3. Orice alt transfer al datelor cu caracter personal va putea fi efectuat de asociație doar în condițiile obținerii consimțământului expres, prealabil și în scris al persoanei vizate.

   Art. 5  EXERCITAREA DREPTURILOR PERSOANELOR VIZATE

 5.1. În vederea respectării drepturilor persoanelor vizate, asociația va publica pe site-ul propriu informări cu privire la aceste drepturi, astfel cum sunt acestea definite în Regulament, precum și informațiile prevăzute în art. 13 și, respectiv, art. 14 din Regulament.

5.2. Drepturile persoanelor vizate sunt:

• dreptul de a solicita asociației accesul la propriile date, rectificarea sau ștergerea acestora, precum și restricționarea prelucrării sau dreptul de a se opune prelucrării, precum și dreptul la portabilitatea datelor;
• dreptul de a-și retrage oricând consimțământul, în ceea ce privește datele prelucrate pe baza consimțământului, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate pe baza consimțământului înainte de retragerea acestuia.
  • Furnizarea datelor cu caracter personal menționate în articolele de mai sus este obligatorie pentru participarea la activitățile organizate de asociație. În cazul în care o persoană vizată refuză să îi fie prelucrate aceste date, nu va putea lua parte la respectiva activitate.
  • Asociația va răspunde în termenul cel mai scurt, dar nu mai mult de 30 de zile, oricărei solicitări venite din partea unei persoane vizate.
  • Pentru orice nelămurire, solicitare sau reclamație referitoare la colectarea și folosirea datelor cu caracter personal, orice beneficiar, reprezentant legal al unui beneficiar ori voluntar se poate adresa asociației, printr-un email, la adresa info@sindrom-down.ro.

   Art. 6  DISPOZIȚII FINALE

 6.1. Prezenta politică se publică pe site-ul asociației spre a fi consultată de orice persoană interesată.

6.2. Prezenta politică va fi adusă la cunoștința tuturor beneficiarilor, a reprezentanților legali ai beneficiarilor, precum și a oricăror voluntari, înainte de înscrierea la sau de începere a oricărei activități organizate de asociație. Orice persoană vizată va parcurge prezenta politică și va alege dacă dorește sau nu participarea în activitatea respectivă. În cazul în care va alege să participe, persoana vizată își va exprima acordul în scris, anterior prelucrării datelor. În cazul în care o persoană vizată are nelămuriri în ceea ce privește prezenta politică, aceasta va cere sprijinul asociației, printr-un email, la adresa gabriela_otelita@yahoo.com.

   Adoptată azi,                                                                     Reprezentant legal,

 21. 03.2019                                                                          Gabriela Oteliță